Privacybeleid

01Voor wie dit beleid geldt

Dit beleid legt uit hoe Tempo persoonsgegevens verwerkt wanneer je het planningsplatform gebruikt, een werkruimte aanmaakt, een integratie koppelt of een boeking maakt. Tempo levert de software; het bedrijf of de persoon bij wie je boekt, is verantwoordelijk voor de afspraak en het eigen gebruik van jouw gegevens.

Voor accountbeheer en platformbeveiliging bepaalt Tempo hoe gegevens worden gebruikt. Voor klantgegevens die een werkruimte beheert, verwerkt Tempo gegevens om de planning voor die werkruimte mogelijk te maken. Het eigen privacybeleid van de werkruimte kan ook gelden. Neem met dat bedrijf contact op over de dienst of klantgegevens.

02Welke gegevens we verwerken

• Accounts en werkruimten: naam, e-mailadres, wachtwoordhash, tijdzone, lidmaatschap en rol in de werkruimte, abonnementsrechten, profielgegevens, uitnodigingen en authenticatie- of verificatiegegevens.
• Boekingen en klanten: naam en e-mail van de klant, optionele notities, gekozen dienst of afspraak, duur, prijs indien van toepassing, tijdzone, afspraaktijd, locatie, toegewezen medewerkers, boekingsgeschiedenis en annuleringsredenen. Een werkruimte kan contacten en namen, e-mailadressen, telefoonnummers en beschikbaarheidsroosters van handmatig toegevoegde medewerkers bijhouden.
• Bedrijfsinstellingen: bedrijfsnaam, beschrijving, adres, telefoon, website, geüploade afbeeldingen, huisstijl, dienstbeschrijvingen, prijzen en beschikbaarheidsregels. Gegevens die voor openbaar boeken zijn ingesteld, zijn zichtbaar voor bezoekers.
• Integratiegegevens: identiteit van het gekoppelde account, toegestane agendametadata, bezette tijden, meeting-ID’s en links, versleutelde autorisatietokens en synchronisatiestatus.
• Abonnementsfacturatie: facturatievaluta van de werkruimte, overeengekomen abonnement en prijs, Mollie-klant-ID, machtigings- en abonnements-ID’s, betaalstatus en facturatiegeschiedenis. Als betaald afrekenen is ingeschakeld, ontvangt Mollie contactgegevens van de accounthouder en betaalinstructies. Betaalgegevens worden bij de betaaldienstverlener ingevoerd; Tempo bewaart geen volledige kaartgegevens.
• Technische gegevens: sessie- en verificatie-ID’s, beveiligings- en auditgebeurtenissen, bezorg- en herhaalgegevens en aanvraaginformatie die nodig is voor de dienst. Hostinginfrastructuur kan IP-adressen, browser- en aanvraaggegevens en fouten vastleggen.

Plaats geen medische dossiers, betaalkaartgegevens, wachtwoorden of andere onnodige gevoelige informatie in boekingsnotities of beschrijvingen. Tempo heeft die gegevens niet nodig om een afspraak te plannen.

03Waarom we gegevens gebruiken

We gebruiken gegevens om accounts aan te maken en te beveiligen, toegangsrechten van werkruimten toe te passen, beschikbaarheid te berekenen, overlappende boekingen te voorkomen, afspraken te beheren, de juiste dienstprijs en medewerkers te tonen, gekoppelde agenda’s te synchroniseren, servicemails te bezorgen, toegestane abonnementen en betaalstatussen te beheren en fouten of misbruik te onderzoeken.

Waar de privacywetgeving een rechtsgrond vereist, dient account- en planningsverwerking om de gevraagde dienst te leveren; beveiliging en operationele verwerking ondersteunen gerechtvaardigde belangen bij het beheren en beschermen van het platform; optionele accountkoppelingen vereisen jouw toestemming; en gegevens kunnen worden bewaard wanneer een wettelijke verplichting geldt. Een werkruimte is verantwoordelijk voor het bepalen van de juiste rechtsgrond voor de eigen klantverwerking.

04Google Calendar en Google Meet

Wanneer een host Google koppelt, krijgt Tempo toegang tot de toegestane accountidentiteit en e-mail, agendalijst, agenda-ID’s en instellingen, en beschikbaarheid uit agenda’s die zijn geselecteerd om boekingen te blokkeren. Tempo maakt, wijzigt en verwijdert Tempo-boekingsafspraken in de gekozen doelagenda. Indien ondersteund en aangevraagd, maakt Tempo een Google Meet-link.

Beschikbaarheidscontroles gebruiken doorgaans vrij/bezet-intervallen. Bij het verplaatsen kan Tempo afspraken uit de betreffende agenda lezen om de bestaande Tempo-afspraak van andere conflicten te onderscheiden. Openbare bezoekers krijgen beschikbare tijdstippen te zien, geen andere agenda-afspraken of hun privégegevens.

Tempo gebruikt Google-agendagegevens alleen voor planning en agendafunctionaliteit. Google-gebruikersgegevens worden niet verkocht, gebruikt voor advertenties of gebruikt om algemene AI-modellen te trainen. Toegang en overdracht zijn beperkt tot het leveren van toegestane functies, beveiligingsonderzoek of wettelijke vereisten; menselijke toegang is beperkt tot door de gebruiker toegestane ondersteuning, beveiliging of wettelijke noodzaak. Tempo’s gebruik en overdracht van Google API-informatie volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

Tokens worden versleuteld op de server opgeslagen. Google ontkoppelen in Integraties verwijdert de opgeslagen autorisatiegegevens en stopt verdere toegestane synchronisatie; je kunt de toegang ook intrekken bij de koppelingen van je Google-account. Ontkoppelen wist bestaande boekingen of kopieën van afspraken in Google Calendar niet automatisch. Integratiekoppelingen en boekingsgeschiedenis kunnen bewaard blijven; neem contact op om verwijdering aan te vragen.

05Zoom, Microsoft en andere integraties

Wanneer een host Zoom koppelt, verwerkt Tempo de Zoom-accountidentiteit, versleutelde tokens, meeting-ID’s, deelnamelinks en synchronisatiegegevens. Voor ingeschakelde automatische Zoom-boekingen stuurt Tempo afspraakgegevens naar Zoom om de meeting aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. Startinformatie voor de host is alleen toegankelijk voor de bevoegde host. Ontkoppelen verwijdert de bij Tempo opgeslagen toegangsgegevens; bestaande meetings bij de aanbieder en historische boekingsgegevens worden niet automatisch gewist.

Wanneer een host Microsoft koppelt, verwerkt Tempo de toegestane accountidentiteit en e-mail, agendanamen en -ID’s en tijd- en statusgegevens van afspraken uit geselecteerde agenda’s om beschikbaarheid te berekenen. Terugkerende en dagvullende afspraken worden gecontroleerd; privégegevens van afspraken worden niet aan bezoekers getoond. Tempo stuurt afspraakgegevens naar de gekozen doelagenda om boekingsafspraken aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. Bij een ondersteund Microsoft 365-werk- of schoolaccount en agenda kunnen deze afspraken een Teams-link bevatten. Synchronisatie met een persoonlijk account garandeert geen ondersteuning voor Teams-meetings.

Microsoft-toegangs- en vernieuwingstokens worden versleuteld op de server opgeslagen en voor deze planningsfuncties gebruikt. Tempo bewaart agenda- en afspraak-ID’s, Teams-deelnamelinks en herhaalstatussen. Ontkoppelen verwijdert opgeslagen tokens en stopt synchronisatie; trek Tempo’s toestemming in bij de appmachtigingen van je Microsoft-account als je ook de machtiging wilt verwijderen. Bestaande Outlook-afspraken en Tempo-boekingsgeschiedenis worden niet automatisch verwijderd bij ontkoppeling. Neem contact op met Tempo voor verwijderingsverzoeken. Microsoft-gegevens worden niet verkocht of gebruikt voor advertenties of algemene AI-training.

Webex- en GoTo Meeting-koppelingen gebruiken de accountidentiteit en versleutelde tokens van de host om afzonderlijke meetings aan te maken, te wijzigen en te annuleren. Ze ontvangen afspraakgegevens en namen van toegewezen medewerkers; Tempo bewaart meeting-ID’s en deelnamelinks. Eigenaren en beheerders kunnen HubSpot of Salesforce koppelen om e-mailadressen van klanten te matchen en boekingsactiviteit, tijd, duur, medewerkers, prijs en annuleringen in CRM-records vast te leggen. HubSpot maakt ontbrekende contacten alleen aan als de werkruimte die instelling inschakelt; Salesforce matcht bestaande Contacts en Leads. CRM-koppelingen zijn gebonden aan de werkruimte, niet aan de browser van de klant.

Andere marktplaatskaarten met Binnenkort beschikbaar koppelen geen accounts en verzamelen geen providergegevens. Handmatig ingevoerde meetinglinks geven Tempo geen toestemming om de agenda van die aanbieder te lezen.

De acties van de klant onder ‘Toevoegen aan agenda’ staan hier los van: Google- en Outlook-links geven afspraakgegevens door aan de gekozen aanbieder wanneer ze worden geopend; Apple / ICS downloadt een agendabestand. Klanten hoeven geen agenda-account aan Tempo te koppelen. Aanbieders verwerken gegevens volgens hun eigen beleid. Tempo neemt in deze versie geen meetings op en maakt geen transcripties.

06Delen van gegevens en e-mailbezorging

Boekingsgegevens worden met de ontvangende werkruimte en toegewezen medewerkers gedeeld voor zover dat nodig is voor de afspraak. Bevoegde leden van de werkruimte kunnen gegevens volgens hun rol inzien. Privégegevens van werkruimten worden niet beschikbaar gemaakt aan andere klantwerkruimten.

Tempo gebruikt hosting- en database-infrastructuur en Resend voor transactionele e-mails. E-mails kunnen namen, adressen, afspraakgegevens en beveiligde beheerlinks bevatten. Bezorggegevens en een outbox ondersteunen herhaalde verzending. Gekoppelde agenda-, conferencing- of CRM-accounts ontvangen de informatie die nodig is voor de ingeschakelde integratie. We kunnen ook gegevens delen als de wet dit vereist of als dit nodig is om de dienst tegen misbruik te beschermen.

Aanbieders kunnen gegevens op andere locaties verwerken dan jouw locatie. De geldende eisen en waarborgen voor doorgifte moeten worden beoordeeld voor de gebruikte aanbieders en hosting; dit beleid belooft niet dat alle gegevens binnen één bepaald land blijven. Neem contact op met Tempo voor informatie over de toepasselijke regelingen.

Een openbare boekingslink is bedoeld om te delen. Een privébeheerlink kan toegang geven tot het bekijken, verplaatsen of annuleren van die boeking: houd deze privé en stuur hem niet onnodig door.

07Cookies en sessies

Tempo gebruikt de noodzakelijke tempo_session-cookie om accounthouders ingelogd te houden. Deze is HttpOnly, gebruikt SameSite=Lax en is op HTTPS als Secure gemarkeerd. De cookie verloopt na maximaal 14 dagen; uitloggen verwijdert hem en beëindigt de sessie. Inloggen werkt niet normaal als je deze cookie blokkeert.

De huidige app plaatst geen advertentiecookies en activeert geen analyse- of marketingtrackers alleen omdat hun kaarten in de marktplaats staan. Externe aanbieders kunnen eigen cookies gebruiken wanneer je hun pagina’s bezoekt. Via je browserinstellingen beheer je cookies op je apparaat.

Tempo gebruikt ook de voorkeurcookie tempo_language om je keuze voor Engels of Nederlands maximaal één jaar te onthouden. Deze wordt gedeeld tussen meettempo.app en app.meettempo.app en wordt niet gebruikt voor advertenties of tracking.

08Beveiliging

Tempo gebruikt wachtwoordhashing, toegangscontroles op de server, autorisatie per werkruimte, gehashte sessiegegevens, versleutelde integratietokens en boekingsvalidatie op de server. API-geheimen en OAuth-tokens staan niet in openbare pagina’s. Deze maatregelen beperken risico’s; geen software of overdrachtsmethode kan volledige veiligheid garanderen.

Gebruik een uniek wachtwoord, bescherm beheerlinks en gekoppelde accounts en meld vermoedelijke onbevoegde toegang. Eigenaren zijn verantwoordelijk voor passende toegangsrechten en correcte openbare bedrijfsinformatie.

09Bewaren en verwijderen

Account-, boekings-, contact- en integratiegegevens worden bewaard zolang ze nodig zijn om de dienst te leveren, afspraakgeschiedenis bij te houden, problemen op te lossen of aan toepasselijke verplichtingen te voldoen. Annuleren wijzigt de status van een afspraak en bewaart de geschiedenis; medewerkers verwijderen wist historische boekingen niet. De huidige app wist niet automatisch elk record na een vast aantal dagen.

Verlopen authenticatielinks werken na afloop niet meer, maar dat betekent niet dat alle bijbehorende database- of loggegevens direct worden gewist. Bezorg-, beveiligings- en back-upkopieën kunnen afzonderlijke verwerking vereisen. Bewaartermijnen hangen af van het doel en de geldende vereisten; neem contact op voor informatie die bij jouw verzoek past.

Neem voor verwijdering of accountsluiting contact op met Tempo via de gegevens hieronder. Neem voor klantgegevens van een bedrijf ook contact op met die werkruimte. We kunnen je identiteit en bevoegdheid controleren en toelichten welke gegevens bewaard moeten blijven. Een aanbieder ontkoppelen of een boeking annuleren is niet hetzelfde als je account verwijderen.

10Je keuzes en rechten

Je kunt ondersteunde profielgegevens bijwerken, integraties ontkoppelen en een geschikte boeking via de privébeheerlink annuleren of verplaatsen. Afhankelijk van het toepasselijke recht kun je inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid aanvragen, of bezwaar maken tegen bepaalde verwerking. Je kunt toestemming voor optionele koppelingen intrekken zonder eerdere verwerking te veranderen. Je kunt ook een klacht indienen bij de privacytoezichthouder voor jouw locatie.

Stuur verzoeken via de contactgegevens hieronder. Geef genoeg informatie om je account of boeking te herkennen, maar stuur nooit wachtwoorden, OAuth-tokens of je volledige privéboekingslink. We moeten het verzoek mogelijk verifiëren voordat we handelen.

11Contact en wijzigingen in het beleid

Voor privacyvragen over Tempo, inzage- of verwijderingsverzoeken en beveiligingszorgen:

Neem voor wijzigingen aan je afspraak of de dienst zelf contact op met het bedrijf op je boeking. We werken deze pagina bij wanneer de beschreven verwerking verandert en vragen waar nodig aanvullende toestemming voordat gekoppelde accountgegevens voor een nieuw doel worden gebruikt.